Nebenkosten­abrechnung: Diese Frist gilt für Vermieter

Die Frist für die Nebenkostenabrechnung beträgt zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Sie gilt bundesweit – für Vermieter in Essen genauso wie überall in Deutschland. In diesem Ratgeber lesen Sie, was bei einer verspäteten Abrechnung gilt, worauf Sie bei einer vermieteten Eigentumswohnung achten sollten und wie Sie die Frist für 2025 mit einem einfachen Rückwärts-Plan sicher einhalten.

Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung?

Sie müssen Ihrem Mieter die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. So steht es in § 556 Abs. 3 BGB. Abgerechnet wird jährlich, ein Abrechnungszeitraum umfasst also höchstens zwölf Monate.

Die meisten Vermieter rechnen nach dem Kalenderjahr ab. Für sie endet die Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025 am 31.12.2026. Haben Sie im Mietvertrag einen anderen Zeitraum vereinbart, verschiebt sich die Frist entsprechend.

Wichtig ist das Wort „mitteilen“: Die Abrechnung muss Ihren Mieter innerhalb der Frist erreichen. Ein Poststempel vom 31. Dezember reicht deshalb nicht. Im Streitfall müssen Sie als Vermieter nachweisen, dass und wann die Abrechnung angekommen ist.

Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt?

Kommt die Abrechnung nach Ablauf der Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen. Das heißt: Selbst wenn die Abrechnung eine Nachzahlung von mehreren hundert Euro ergibt, muss Ihr Mieter sie nicht bezahlen.

Ein Guthaben ist davon nicht betroffen. Hat Ihr Mieter mehr vorausgezahlt, als tatsächlich angefallen ist, steht ihm der Betrag auch nach Ablauf der Frist zu. Die verspätete Abrechnung schadet also nur Ihnen.

Eine Ausnahme gibt es: Die Nachforderung bleibt möglich, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Versorger oder Abrechnungsdienst seine Unterlagen erst nach Fristablauf liefert, obwohl Sie sich rechtzeitig darum gekümmert haben. Darauf sollten Sie sich aber nicht verlassen. Ob eine Verspätung im Einzelfall entschuldigt ist, sollten Sie rechtlich prüfen lassen.

Sonderfall: vermietete Eigentumswohnung in Essen

Vermieten Sie eine Eigentumswohnung, brauchen Sie für Ihre Abrechnung die Jahresabrechnung Ihrer Eigentümergemeinschaft (§ 28 Abs. 2 WEG). Sie kommt von der WEG-Verwaltung – und manchmal erst spät im Jahr.

Die Frist für Ihre Nebenkostenabrechnung läuft trotzdem. Der Bundesgerichtshof hat 2017 entschieden, dass auch ein vermietender Wohnungseigentümer innerhalb der zwölf Monate abrechnen muss – auch dann, wenn die Eigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Zeichnet sich ab, dass die Jahresabrechnung zu spät kommt, müssen Sie selbst tätig werden.

Fordern Sie die Jahresabrechnung deshalb frühzeitig bei der WEG-Verwaltung an und halten Sie Ihre Nachfrage schriftlich fest. Wie Sie aus der Jahresabrechnung die Abrechnung für Ihren Mieter machen und welche Posten umlagefähig sind, erklärt unser Ratgeber Hausgeld auf den Mieter umlegen. Was eine Verwaltung für eine einzelne vermietete Wohnung übernimmt, lesen Sie im Ratgeber Sondereigentumsverwaltung.

So halten Sie die Frist sicher ein: Rückwärts-Plan bis 31.12.2026

Wer erst im Dezember anfängt, gerät schnell unter Druck. Planen Sie die Nebenkostenabrechnung 2025 deshalb vom Fristende aus rückwärts – mit einem Puffer für Rückfragen und den Versand.

Jetzt: Unterlagen vollständig machen. Prüfen Sie, ob alles vorliegt:

• Mietvertrag: Welche Betriebskosten sind vereinbart, welcher Verteilerschlüssel gilt, welche Vorauszahlungen hat Ihr Mieter 2025 geleistet?
• Bei einer Eigentumswohnung: die Jahresabrechnung 2025 der Eigentümergemeinschaft.
• Heiz- und Warmwasserkosten: die Abrechnung des Messdienstes mit den Ablesewerten und die Rechnung Ihres Lieferanten mit den Angaben zu den CO₂-Kosten.
• Bei einem eigenen Haus in Essen: die Bescheide der Stadt Essen. Sie erhebt neben der Grundsteuer unter anderem Gebühren für Straßenreinigung, Winterdienst, Schmutz- und Niederschlagswasser sowie Restmüll und Bioabfall.
• Bei einer Eigentumswohnung zusätzlich: Ihr eigener Grundsteuerbescheid – die Grundsteuer steht meist nicht in der Jahresabrechnung der Gemeinschaft.
• Rechnungen und Verträge für Versicherung, Hausreinigung, Gartenpflege, Hauswart und Allgemeinstrom, soweit sie nicht schon in einer anderen Abrechnung stecken.

November: Abrechnung erstellen. Übernehmen Sie nur die Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind (§ 556 Abs. 1 BGB; welche Kosten Betriebskosten sein können, listet § 2 BetrKV). Verwaltungskosten und Reparaturen gehören nicht hinein (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Ziehen Sie die Vorauszahlungen ab – das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Anfang Dezember: nachweisbar zustellen. Geben Sie die Abrechnung so auf den Weg, dass Sie den Zugang später belegen können. Üblich sind zum Beispiel die persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung, ein Bote, der den Einwurf bezeugen kann, oder ein Einwurf-Einschreiben. Notieren Sie Datum und Art der Zustellung.

Bis zum Schluss: Unterlagen bereithalten. Ihr Mieter darf die Belege zur Abrechnung einsehen (§ 556 Abs. 4 BGB). Sie dürfen sie auch elektronisch bereitstellen.

Fehlt Ihnen kurz vor Fristende noch ein Beleg, warten Sie nicht ab: Eine Nachforderung aus einer Abrechnung, die erst nach dem 31.12.2026 ankommt, ist ausgeschlossen. Ob und wie weit Sie eine fristgerechte Abrechnung später noch zu Ihren Gunsten berichtigen können, hängt vom Einzelfall ab – lassen Sie das rechtlich prüfen.

CO₂-Kosten in der Heizkostenabrechnung 2025

Wenn Sie mit Gas, Heizöl oder Fernwärme heizen, müssen Sie in der Abrechnung auch die CO₂-Kosten zwischen sich und Ihrem Mieter aufteilen. Das regelt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Es gilt für alle Abrechnungszeiträume, die am 01.01.2023 oder später beginnen – also auch für Ihre Nebenkostenabrechnung 2025 (§ 11 Abs. 2 CO2KostAufG).

Wer zahlt die CO₂-Kosten – Vermieter oder Mieter?

Das hängt davon ab, wie viel CO₂ Ihr Gebäude pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr ausstößt. Diesen Wert ermitteln Sie jedes Jahr mit der Heizkostenabrechnung (§ 5 Abs. 1 CO2KostAufG). Die nötigen Angaben – den CO₂-Ausstoß und den CO₂-Kostenanteil – muss Ihr Lieferant auf seiner Rechnung ausweisen (§ 3). Je mehr CO₂ das Gebäude ausstößt, desto größer ist Ihr Anteil als Vermieter (Stufenmodell, Anlage zum CO2KostAufG):

Ihren Anteil ziehen Sie von den gesamten CO₂-Kosten ab. Nur der Rest wird nach der Heizkostenverordnung auf Ihre Mieter verteilt (§ 7 Abs. 1). Eine Klausel im Mietvertrag, nach der Ihr Mieter mehr als seinen gesetzlichen Anteil trägt, ist unwirksam (§ 6 Abs. 1).

Diese Angaben müssen in der Abrechnung stehen

In der Heizkostenabrechnung müssen drei Angaben stehen: der Anteil Ihres Mieters an den CO₂-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen (§ 7 Abs. 3). Fehlen diese Angaben, darf Ihr Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 % kürzen (§ 7 Abs. 4). Lassen Sie die Heizkosten von einem Messdienst abrechnen, prüfen Sie deshalb, ob die drei Angaben enthalten sind.

Heizt Ihr Mieter mit einem eigenen Liefervertrag, zum Beispiel über eine Gasetagenheizung, kann er von Ihnen die Erstattung Ihres Anteils verlangen (§ 6 Abs. 2). Ihr Anteil kann sich halbieren oder ganz entfallen, wenn öffentlich-rechtliche Vorgaben wie der Denkmalschutz eine energetische Sanierung verhindern – das müssen Sie Ihrem Mieter nachweisen (§ 9).

Weitere Fristen rund um die Nebenkostenabrechnung

Neben der Abrechnungsfrist gibt es zwei weitere Fristen, die Vermieter kennen sollten:

• Einwendungsfrist für den Mieter: Ihr Mieter muss Einwände gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Erhält er die Abrechnung 2025 zum Beispiel Anfang Dezember 2026, hat er bis Anfang Dezember 2027 Zeit. Danach kann er Einwände in der Regel nicht mehr geltend machen.
• Verjährung: Ansprüche aus einer rechtzeitig zugestellten Abrechnung verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Wann das bei einer Nachzahlung genau ist, hängt vom Zugang der Abrechnung ab.

Nebenkostenabrechnung künftig abgeben: Mietverwaltung in Essen

Viele Vermieter machen die Nebenkostenabrechnung einmal im Jahr selbst – und merken, wie viel Zeit sie kostet. Eine Mietverwaltung kann das für Sie übernehmen.

Bei unserer Mietverwaltung in Essen gehört die Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter fest dazu – für vermietete Eigentumswohnungen ebenso wie für Mehrfamilienhäuser. Als Hausverwaltung in Essen sind wir für Vermieter und Eigentümer in ganz Essen da – zum Beispiel in Katernberg, Schönebeck, Horst oder Heidhausen. Bei uns kostet die Verwaltung ab 30 € pro Wohneinheit und Monat – Endpreis, keine versteckten Kosten. Was eine Hausverwaltung in Essen insgesamt kostet und welche Leistungen üblich sind, lesen Sie im Ratgeber Was kostet eine Hausverwaltung in Essen?

Häufige Fragen zur Frist der Nebenkostenabrechnung

Wie lange darf sich der Vermieter für die Nebenkostenabrechnung Zeit lassen?

Höchstens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei Abrechnung nach dem Kalenderjahr muss die Abrechnung für 2025 spätestens am 31.12.2026 beim Mieter angekommen sein.

Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung länger als 12 Monate dauert?

Dann kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen. Ausnahme: Er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss er dem Mieter trotzdem auszahlen.

Wann muss der Mieter eine Nachzahlung nicht mehr bezahlen?

Wenn die Abrechnung erst nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist bei ihm angekommen ist und der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. Für Vermieter heißt das: Den Zugang rechtzeitig und nachweisbar sicherstellen.

Wie lange dürfen Nebenkosten rückwirkend eingefordert werden?

Nur mit einer Abrechnung, die innerhalb der Zwölf-Monats-Frist zugegangen ist. Kommt die Abrechnung für 2025 zum Beispiel erst drei Jahre später, ist die Frist längst abgelaufen – eine Nachzahlung ist dann ausgeschlossen. Für Ansprüche aus einer rechtzeitigen Abrechnung gilt die Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB).

Gelten in Essen andere Fristen für die Nebenkostenabrechnung?

Nein. Die Frist steht im Bürgerlichen Gesetzbuch und gilt bundesweit. Unterschiede gibt es nur bei der Höhe einzelner Kosten – zum Beispiel bei der Grundsteuer und den Gebühren, die die Stadt Essen festlegt.

Reicht es, die Abrechnung am 31. Dezember abzuschicken?

Nein. Entscheidend ist, dass die Abrechnung bis zum Fristende beim Mieter angekommen ist. Planen Sie deshalb einige Tage Puffer ein und wählen Sie einen Weg, mit dem Sie den Zugang belegen können.

Stand: Oktober 2026. Diese Informationen ersetzen keine Rechtsberatung. Lassen Sie im Einzelfall Ihren Mietvertrag prüfen.

Quellen

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 556 – gesetze-im-internet.de
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 195 und § 199 – gesetze-im-internet.de
• Betriebskostenverordnung (BetrKV), § 1 und § 2 – gesetze-im-internet.de
• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 28 – gesetze-im-internet.de
• Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) – gesetze-im-internet.de
• Bundesgerichtshof, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15 – Fundstellen bei dejure.org; Zusammenfassung: otto-schmidt.de
• Stadt Essen, Grundbesitzabgaben (Datenschutzinformation mit Aufzählung der Gebühren) – essen.de

Stand aller Angaben: Oktober 2026.