Hausverwaltung wechseln in Essen: So gehen Sie vor

Ja, Sie können Ihre Hausverwaltung wechseln – auch als Vermieter oder Eigentümer in Essen. Bei einer Mietverwaltung entscheidet Ihr Verwaltervertrag über Frist und Form der Kündigung. Bei einer WEG-Verwaltung beschließt die Eigentümergemeinschaft den Wechsel; abberufen werden kann der Verwalter jederzeit.

Mietverwaltung oder WEG-Verwaltung – wer entscheidet über den Wechsel?

Wer über den Wechsel entscheidet, hängt davon ab, wer die Verwaltung beauftragt hat. Die Begriffe werden oft verwechselt, deshalb kurz zur Einordnung:

• Mietverwaltung: Sie als Vermieter haben die Verwaltung für Ihre Wohnung oder Ihr Haus beauftragt. Sie entscheiden allein, ob und wann Sie wechseln.
• Sondereigentumsverwaltung: Sie haben eine einzelne vermietete Eigentumswohnung verwalten lassen. Rechtlich ist das ebenfalls ein Vertrag zwischen Ihnen und der Verwaltung – Sie kündigen also wie bei einer Mietverwaltung. Was eine Sondereigentumsverwaltung leistet, lesen Sie in unserem Ratgeber.
• WEG-Verwaltung: Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums hat die Eigentümergemeinschaft beauftragt. Ein einzelner Eigentümer kann sie nicht kündigen. Über Abberufung und Neubestellung entscheiden die Eigentümer gemeinsam per Beschluss.

Besitzen Sie eine Eigentumswohnung, die Sie vermieten, kann es also zwei Verwaltungen geben: die WEG-Verwaltung für das Haus und Ihre eigene Verwaltung für die Wohnung. Beide wechseln Sie auf unterschiedlichen Wegen.

Mietverwaltung kündigen: Fristen und Vertrag

Ordentliche Kündigung – was im Vertrag steht, gilt zuerst

Schauen Sie zuerst in Ihren Verwaltervertrag. Dort stehen in der Regel Laufzeit, Kündigungsfrist und die Form, in der Sie kündigen müssen. Prüfen Sie auch, ob der Vertrag eine feste Laufzeit hat und sich automatisch verlängert, wenn niemand kündigt. Notieren Sie sich das Datum, bis zu dem Ihre Kündigung bei der Verwaltung angekommen sein muss.

Kündigen Sie schriftlich, mit Datum, Ihrer Anschrift, der Adresse der verwalteten Immobilie und dem gewünschten Vertragsende. Wählen Sie einen Zustellweg, der später belegt, dass und wann die Kündigung angekommen ist.

Wenn der Vertrag nichts regelt

Ein Verwaltervertrag ist in der Regel ein Vertrag über eine entgeltliche Geschäftsbesorgung mit Dienstleistungscharakter (§ 675 BGB). Fehlt eine Regelung zur Kündigung, richten sich die Fristen deshalb meist nach § 621 BGB – und zwar danach, wie die Vergütung bemessen ist:

Ob Ihr Vertrag unter diese Regel fällt, hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel lassen Sie den Vertrag rechtlich prüfen.

Kündigung aus wichtigem Grund

Ist eine weitere Zusammenarbeit nicht mehr zumutbar, können Sie den Vertrag aus wichtigem Grund ohne Kündigungsfrist kündigen (§ 626 Abs. 1 BGB). Ob ein wichtiger Grund vorliegt, entscheidet immer der Einzelfall – zum Beispiel, wenn Gelder nicht ordnungsgemäß verwaltet werden.

Achten Sie auf die Frist: Eine solche Kündigung ist nur innerhalb von zwei Wochen möglich, nachdem Sie von den maßgeblichen Tatsachen erfahren haben (§ 626 Abs. 2 BGB). Halten Sie Ihre Gründe schriftlich fest und lassen Sie sich im Zweifel rechtlich beraten, bevor Sie fristlos kündigen.

WEG-Verwaltung wechseln: Abberufung und Neubestellung

Bei einer Eigentümergemeinschaft gibt es zwei Wege, die Verwaltung zu wechseln:

1. Die Bestellungszeit läuft aus. Ein Verwalter darf höchstens für fünf Jahre bestellt werden, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens für drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Beschließt die Gemeinschaft keine erneute Bestellung, endet das Amt mit Ablauf dieser Zeit.
2. Die Eigentümer berufen den Verwalter ab. Das ist jederzeit möglich, ein wichtiger Grund ist nicht nötig (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Je nach Vertrag kann die bisherige Verwaltung bis dahin noch ihre Vergütung verlangen.

Über Abberufung und Bestellung beschließen die Eigentümer in der Eigentümerversammlung (§ 26 Abs. 1 WEG). Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Sinnvoll ist es, Abberufung und Bestellung der neuen Verwaltung in derselben Versammlung zu beschließen, damit die Gemeinschaft nicht ohne Verwaltung dasteht.

Lädt der Verwalter nicht selbst zur Versammlung ein, können Eigentümer sie verlangen: Mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer kann die Einberufung in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen fordern (§ 24 Abs. 2 WEG). Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, kann auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Hausverwaltung wechseln: Schritt für Schritt

1. Vertrag prüfen. Laufzeit, Kündigungsfrist, Form der Kündigung und das Datum, bis zu dem Sie kündigen müssen. Bei einer WEG: Ende der Bestellungszeit.
2. Kündigen bzw. beschließen. Als Vermieter kündigen Sie schriftlich und nachweisbar. In einer WEG beschließen die Eigentümer die Abberufung und die neue Bestellung.
3. Stichtag festlegen. Legen Sie ein klares Datum fest, ab dem die neue Verwaltung oder Sie selbst zuständig sind. Ein Wechsel zum Monatsende erleichtert die Abrechnung der Mieten.
4. Übergabe vereinbaren. Verabreden Sie mit der bisherigen Verwaltung, welche Unterlagen bis wann und in welcher Form übergeben werden. Halten Sie die Übergabe in einem Protokoll fest.
5. Beteiligte informieren. Mieter, Bank, Versorger, Versicherung, Dienstleister – und gegebenenfalls die Stadt Essen (siehe unten).
6. Abschluss prüfen. Gleichen Sie Kontostände und offene Posten mit der Abrechnung der bisherigen Verwaltung ab. Fehlt etwas, fordern Sie es schriftlich nach.

Diese Unterlagen muss die alte Verwaltung herausgeben

Die bisherige Verwaltung muss Ihnen auf Verlangen Auskunft über den Stand geben und nach dem Ende ihrer Tätigkeit Rechenschaft ablegen (§ 666 BGB). Außerdem muss sie alles herausgeben, was sie für die Verwaltung erhalten oder dabei erlangt hat (§ 667 BGB). Dazu gehören zum Beispiel:

• Mietverträge mit allen Nachträgen, Mieterhöhungen und Schriftwechsel mit den Mietern
• Übersicht über Mieten, Vorauszahlungen, Zahlungseingänge und offene Forderungen
• Kontoauszüge und Belege der verwalteten Konten
• Unterlagen zu Mietkautionen – Ihr Mieter hat Anspruch darauf, dass die Kaution getrennt von Ihrem Vermögen angelegt ist (§ 551 Abs. 3 BGB)
• Nebenkostenabrechnungen der Vorjahre mit Belegen und die Unterlagen für das laufende Jahr
• Verträge mit Versorgern, Dienstleistern und Wartungsfirmen, Versicherungspolicen
• Übergabeprotokolle, Zählerstände, Schlüsselverzeichnis und Schlüssel
• Offene Vorgänge: Schadensmeldungen, beauftragte Handwerker, laufende Mahnverfahren
• Bei einer WEG zusätzlich: Beschlusssammlung, Versammlungsprotokolle, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen

Lassen Sie sich die Übergabe Punkt für Punkt bestätigen. Was digital vorliegt, kann die Verwaltung auch digital übergeben – vereinbaren Sie das Format vorher.

Wer muss informiert werden – auch in Essen?

Ein Verwalterwechsel betrifft mehr Beteiligte, als viele denken. Diese Stellen sollten Sie im Blick haben:

• Mieter: Teilen Sie Ihren Mietern schriftlich mit, wer ab dem Stichtag ihr Ansprechpartner ist und auf welches Konto die Miete künftig gezahlt wird.
• Bank: Widerrufen Sie Vollmachten der bisherigen Verwaltung für Ihre Konten. Läuft ein Konto auf den Namen der Verwaltung, klären Sie, wie das Guthaben übertragen wird.
• Versorger, Versicherung, Dienstleister: Hausreinigung, Gartenpflege, Wartung, Messdienst – alle brauchen den neuen Ansprechpartner und die Anschrift für Rechnungen.
• Stadt Essen: Die Stadt Essen bietet im Serviceportal die „Anzeige Verwalterwechsel“ für die Grundbesitzabgaben an. Darüber können Hausverwaltungen online melden, dass sie die Verwaltung eines Objekts übernehmen oder beenden. Zuständig ist die Stelle „Veranlagungen und Rechtsbehelfe Grundbesitzabgaben“. Klären Sie mit der bisherigen und der neuen Verwaltung, wer die Meldung übernimmt und an wen die Bescheide – etwa für Grundsteuer, Straßenreinigung oder Abfallgebühren – künftig gehen.

Wechsel zum Jahresende: die Nebenkostenabrechnung im Blick behalten

Wer die Hausverwaltung zum Jahreswechsel wechselt, muss klären, wer die Nebenkostenabrechnung für das laufende oder das vergangene Jahr erstellt. Halten Sie das vor dem Wechsel schriftlich fest.

Wichtig: Gegenüber Ihren Mietern bleiben Sie als Vermieter für die Abrechnung verantwortlich – egal, welche Verwaltung gerade zuständig ist. Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Jahr 2025 ist das der 31.12.2026. Welche Folgen eine zu späte Abrechnung hat, lesen Sie im Ratgeber Nebenkostenabrechnung: Diese Frist gilt für Vermieter.

Bei einer WEG gilt Entsprechendes für die Jahresabrechnung der Gemeinschaft: Legen Sie im Beschluss oder bei der Übergabe fest, wer sie für das Wechseljahr erstellt.

Checkliste: Hausverwaltung wechseln

• Verwaltervertrag gelesen: Laufzeit, Frist, Form der Kündigung
• Letzten Tag für die Kündigung im Kalender notiert
• Kündigung schriftlich und nachweisbar zugestellt (bzw. WEG-Beschluss gefasst)
• Stichtag für den Wechsel festgelegt
• Übergabetermin und Format der Unterlagen vereinbart
• Unterlagen vollständig erhalten, Übergabe protokolliert
• Kontostände, Kautionen und offene Posten abgeglichen
• Vollmachten der bisherigen Verwaltung widerrufen
• Mieter schriftlich über neuen Ansprechpartner und neues Konto informiert
• Versorger, Versicherung und Dienstleister informiert
• Mit der Stadt Essen geklärt, wer die Bescheide über die Grundbesitzabgaben erhält
• Zuständigkeit für die nächste Nebenkostenabrechnung schriftlich festgehalten

Mietverwaltung für Vermieter in ganz Essen

Ob sich eine Verwaltung für Ihre Immobilie überhaupt lohnt, lesen Sie im Ratgeber Lohnt sich eine Hausverwaltung?. Welche Kosten üblich sind, zeigt der Ratgeber Was kostet eine Hausverwaltung in Essen?.

Als Hausverwaltung in Essen sind wir für Vermieter und Eigentümer in ganz Essen da – zum Beispiel in Vogelheim, Fulerum, Freisenbruch oder Stadtwald. Unsere Mietverwaltung in Essen umfasst Mieteingänge, Mahnwesen, Mieterkontakt, Nebenkostenabrechnung, Handwerker und Wohnungsübergaben. Bei uns kostet die Verwaltung ab 30 € pro Wohneinheit und Monat – Endpreis, keine versteckten Kosten.

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Häufige Fragen zum Wechsel der Hausverwaltung

Kann man eine Hausverwaltung wechseln?

Ja. Als Vermieter kündigen Sie Ihren Verwaltervertrag nach den Regeln im Vertrag. In einer Eigentümergemeinschaft beschließen die Eigentümer die Abberufung und die Bestellung einer neuen Verwaltung.

Kann ich die Hausverwaltung jederzeit kündigen?

Das hängt von der Art der Verwaltung ab. Einen WEG-Verwalter können die Eigentümer jederzeit abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG). Bei einer Mietverwaltung gilt die Kündigungsfrist aus Ihrem Vertrag; fristlos nur aus wichtigem Grund und innerhalb von zwei Wochen (§ 626 BGB).

Wie lange ist man an eine Hausverwaltung gebunden?

Bei einer Mietverwaltung so lange, wie es Ihr Vertrag vorsieht. Ein WEG-Verwalter darf höchstens für fünf Jahre bestellt werden, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens für drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).

Wie lange ist die Kündigungsfrist für einen WEG-Verwaltervertrag?

Nach einer Abberufung endet der Verwaltervertrag spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Vertrag kann auch früher enden, wenn das so vereinbart ist.

Was passiert, wenn die Hausverwaltung wechselt?

Zum Stichtag übernimmt die neue Verwaltung oder Sie selbst. Die bisherige Verwaltung muss Unterlagen und Gelder herausgeben und Rechenschaft ablegen (§§ 666, 667 BGB). Mieter, Bank und Dienstleister erhalten die neuen Kontaktdaten.

Muss ich den Wechsel der Hausverwaltung in Essen der Stadt melden?

Die Stadt Essen bietet dafür die „Anzeige Verwalterwechsel“ für die Grundbesitzabgaben an, die Hausverwaltungen online nutzen können. Klären Sie mit beiden Verwaltungen, wer die Meldung übernimmt und wer die Bescheide künftig erhält.

Stand: Oktober 2026. Diese Informationen ersetzen keine Rechtsberatung. Lassen Sie im Einzelfall Ihren Verwaltervertrag prüfen.

Quellen

• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 24, § 25 und § 26 – gesetze-im-internet.de
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 551 – gesetze-im-internet.de
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 556 – gesetze-im-internet.de
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 621 und § 626 – gesetze-im-internet.de
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 666, § 667 und § 675 – gesetze-im-internet.de
• Stadt Essen, Serviceportal: Grundbesitzabgaben – Anzeige Verwalterwechsel – service.essen.de
• Stadt Essen, Grundbesitzabgaben (Datenschutzinformation mit Aufzählung der Abgaben) – essen.de

Stand aller Angaben: Oktober 2026.